Neben einer Kommunikation über Chats, Telefon und Mail empfiehlt es sich, eine möglichst klare Struktur für die Koordination aller Helfenden zu schaffen. Dies gilt sowohl für die wöchentliche Umsetzung der Kantinentermine als auch für Einbindungs- und Einweisungsroutinen neuer Helfender.
Schichtplan #
Um einen möglichst glatten und klaren Ablauf der jeweiligen Termine zu schaffen, bieten sich vor allem online-Tools für die Schichtplanung wie etwa „immerda“ an.
Mit diesem kostenlosen Tool können Schichten inklusive Titel, Beschreibung, Terminierung und der Möglichkeit, sich als Helfende*r selbst einzutragen, angelegt werden und in einem regelmäßigen Turnus erzeugt werden. Helfende, die sich für Schichten eingetragen haben, werden in diesem Tool für alle sichtbar und die Anzahl der Personen pro Schicht kann begrenzt werden – denn es hilft wenig, wenn 15 Leute in der Küche stehen, aber keine Helfenden für späte Aufräumschichten zu begeistern sind. Das Tool und die dadurch geschaffene Übersicht kann euch also auch dazu dienen, zu sehen, wie realistisch die Umsetzung kommender Termine ist, sowie aufzeigen, wo es besonders häufig hapert.
Es bietet sich dabei an, Dienste wie Spülen und das abendliche Aufräumen nochmals in zwei Schichten mit jeweils kürzeren Zeiträumen zu unterteilen oder den Helfenden zu ermöglichen, sich für kürzere Zeiträume innerhalb der Schichten einzutragen. Wie viele Menschen ihr pro Schicht benötigt, sollte sich insbesondere daran orientieren, für wie viele Menschen ihr kocht und wie komplex eure Gerichte sind. Gleichzeitig kann es sinnvoll sein, „Springer*innen- Schichten“ zu erstellen, die potentiell schwierige Zeiten nach Bedarf überbrücken können. Diese Helfenden können dort eingesetzt werden, wo es gerade am meisten brennt.
Checklisten #
Es kann hilfreich sein, Checklisten für die einzelnen Schichten zu erstellen, sodass die Helfenden ihre Aufgaben abhaken und den Überblick behalten können. Die Listen sollten dabei möglichst einfach und in einer logischen Reihenfolge alle nötigen Schritte enthalten. Neue Helfende bekommen so bereits früh die Möglichkeit zur Eigenständigkeit. Eine solche Checkliste könnte für den Raumaufbau folgendermaßen aussehen:
Dauer: ca. 45 Minuten zu zweit, ca. 30 Minuten zu dritt (alleine nicht möglich)
Voraussetzungen:
- Anstrengung: es muss einiges geschleppt werden, aber wenn mehr als zwei Leute dabei sind, ist es möglich sich abzusprechen, wer nicht viel tragen kann/sollte
- Lebensmittelbelehrung/ Hygieneschulungen: nicht erforderlich
Aufgaben:
- Tische und Stühle im Speisebereich aufstellen
- Jalousien hochfahren
- Ggf. Heizung anstellen bzw. Lüften
- Alle Tische abwischen, ggf. Müll und Dreck in den Räumen entfernen
- Dekorieren (ggf. Blumen auf Tische, Banner aufstellen/anbringen)
- Getränketheke aufbauen: Wasserbehälter befüllen und zusammen mit Gläsern aus der Küche im Speiseraum aufstellen
- Große tiefe Teller (ca. 70 Stck.), ggf. kleine Teller für Salat oder Nachtisch (ein Stapel) und benötigtes Besteck aus dem Lager holen
- Spendendosen aus dem Lager holen u. aufstellen
- Tafel aus dem Flur im Eingangsbereich holen, mit dem heutigen Gericht und den Allergenen beschriften; Aufstellung in der Nähe der Küche
- in den Toiletten Klopapier kontrollieren und ggf. nachfüllen
Routinen für Einbindung und Einweisungen #
In der Hektik der Küchenvorbereitungen und Durchführung des Kantinentages kann es leicht mal durchrutschen, neue Helfende gut einzubinden und mitzunehmen. Das kann zu Frustration auf allen Seiten führen und im schlechtesten Fall dazu beitragen, dass Interessierte sich schnell wieder verabschieden. Deshalb ist es sinnvoll, konkrete Einführungsroutinen zu entwickeln.
Anfangs mag es vielleicht noch nicht so dringlich erscheinen, da sich viele Abläufe erst einmal „organisch“ entwickeln und sich bewähren müssen. Später können solche Routinen jedoch äußerst gewinnbringend und energiesparend sein, insbesondere wenn immer wieder neue Helfende hinzustoßen.
Überlegt euch, welche Informationen neue Helfende brauchen, um in der Kantine zu unterstützen und was es braucht, damit sich alle wohl fühlen. Auch hierfür kann es hilfreich sein, eine konkrete Schicht pro Kantinentag zu besetzen. Diese Person kann dann für die allgemeine Begrüßung verantwortlich sein, aber auch die verschiedenen Einweisungen durchführen. Diese sollten unter anderem beinhalten:
- Informationen zum allgemeinen Ablauf
- Ablauf spezifischer Schichten
- Einweisung zu Hygiene und Schutzmaßnahmen
- Informationen zu Kommunikationsprozessen der Kantinenmitglieder
Neben allem, was die Kantine und ihre Abläufe und Maßnahmen betrifft, sollte zur Einweisung ebenfalls gehören, was die Kantine von ihren Helfenden benötigt. Wie bereits in den Abschnitten zu Hygiene und Recht beschrieben, gehört hierzu auch die Bereitschaft, einen Termin beim Gesundheitsamt zu vereinbaren, um dort eine Belehrung nach § 43 IfSG zu absolvieren sowie an weiteren einmaligen (Schulung nach §4 LMHV) und regelmäßigen Schulungen zur Hygiene teilzunehmen.
Gibt es Menschen, die nicht dazu bereit oder in der Lage sind solche Belehrungen und Schulungen zu durchlaufen, können diese sich dennoch am Kantinenprojekt beteiligen. Hier ist es beispielsweise denkbar, dass sie Schichten ohne direkten oder indirekten Lebensmittelkontakt wie Räumdienste übernehmen oder bei sonstigen Veranstaltungen, Verwaltungs- oder Organisationsaufgaben unterstützen.