Ein großer Teil der zentralen Schritte zur Finanzierung einer Quartierskantine wurde bereits im ersten Teil im Abschnitt „Finanzierung“ erläutert. Dieses Kapitel richtet den Blick nun auf die dauerhafte Sicherung der Finanzierung: das regelmäßige Anpassen der Bedarfe an veränderte Rahmenbedingungen sowie das kontinuierliche Einwerben weiterer Mittel.
Darüber hinaus spielen verwaltungs- und organisationsbezogene Aufgaben eine wesentliche Rolle. Dazu zählen eine verlässliche Buchhaltung, praktikable Verfahren für Besorgungen – insbesondere für Lebensmittel – und klare Regelungen zur Erstattung privater Auslagen. Diese Bereiche stehen im Mittelpunkt des folgenden Kapitels.
Buchhaltung #
Für die Organisation der Buchhaltung ist zunächst entscheidend, in welcher rechtlichen Konstellation ihr arbeitet. Wenn ihr als Initiative an einen bestehenden Verein angebunden seid, über dessen Konto die meisten Ein- und Ausgaben laufen, wird ein großer Teil der buchhalterischen Arbeit dort erledigt. Der Verein wird wahrscheinlich eine geeignete Software besitzen, um die notwendigen Buchungen und Berichte für das Finanzamt vorzunehmen.
Eure Aufgabe bestünde in diesem Fall vor allem darin, alle Unterlagen zu eurem Kantinenprojekt vollständig und geordnet bereitzustellen – etwa Rechnungen, Erstattungsformulare oder Bewilligungsbescheide der Fördermittelgeber*innen. Nur für bestimmte Zwecke, beispielsweise die Nachweise gegenüber Fördermittelgebern, müsstet ihr zusätzliche Dateien oder Übersichten erstellen, die deren formalen Anforderungen entsprechen. Zudem solltet ihr eindeutig regeln, wie und durch wen Erstattungen an Privatpersonen sowie das Begleichen von Rechnungen abgewickelt werden.
Wenn ihr selbst ein eingetragener Verein seid, ist es sinnvoll, eine eigene Buchhaltungssoftware anzuschaffen. Damit lassen sich einzelne Projekte – wie eure Kantine – getrennt strukturieren und übersichtlich verwalten. Da in einem Kantinenbetrieb viele regelmäßige Ausgaben anfallen, insbesondere für Lebensmittel, erleichtert eine solche Software die Kontrolle der Finanzen deutlich. Außerdem lassen sich darüber Nachweise und Auswertungen für interne oder externe Zwecke problemlos erzeugen. Es gibt verschiedene Programme, von denen einige Preisnachlässe für gemeinnützige Vereine anbieten oder verschiedene Optionen des Umfangs anbieten.
Hier ein paar Beispiele:
Ergänzend zur unverzichtbaren digitalen Ablage ist es sinnvoll, einen festen physischen Ort zur Aufbewahrung von Dokumenten und Belegen zu Finanzen festzulegen – bestenfalls bei einer Person, die sich vorrangig um diese Aufgaben kümmert. Dort sollten sämtliche Unterlagen geordnet und fachgerecht aufbewahrt werden, sowohl für steuerliche Anforderungen als auch für projektbezogene Nachweise.
Wesentlich ist außerdem ein Blick in die Satzung, insbesondere wenn es sich um einen gemeinnützigen Verein handelt, da dort häufig relevante Regelungen zu spezifischen Einnahmen und Ausgaben festgelegt sind bzw. sein müssen. Bei Unsicherheiten können Beratungsangebote für Vereine in Anspruch genommen werden.
Mögliche Anlaufstellen sind z. B.:
- Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt
- ehrenamt24
- oder auch das Deutsche Ehrenamt, das eine Rechtsberatung im Rahmen eines Vereins-Schutzbriefs anbietet
Die hier gemachten Angaben beziehen sich auf den Fall, dass ihr als Verein auch ein eigenes – nicht privates – Konto habt. Aber auch ein privates Konto ist prinzipiell erst einmal möglich, bringt jedoch viele Einschränkungen und Problematiken mit sich – darunter persönliche Haftung, steuerliche Risiken für die Privatperson und mögliche Probleme mit der Bank, wenn hier beispielsweise Mitgliedsbeiträge eingehen oder Fördermittel ausgezahlt werden, die eine private Nutzung des Kontos deutlich in Frage stellen. Spätestens als eingetragener Verein wird es damit quasi unmöglich, Einnahmen und Ausgaben über ein privates Konto laufen zu lassen.
Bedarfe und Rahmenbedingungen eurer Finanzen werden sich dabei kontinuierlich verändern. Deshalb ist es wichtig, Finanzprozesse entsprechend flexibel zu gestalten. Eine regelmäßige Übersicht der Ausgaben hilft dabei, Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und Ausgaben anzupassen, wenn sie beispielsweise aus Sicht des Teams nicht mehr angemessen erscheinen. Auf dieser Grundlage können eingereichte Kalkulationen innerhalb laufender Förderungen rechtzeitig korrigiert und neue Anträge realitätsnah geplant werden.
Zudem ist es sinnvoll, die Ausgaben fortlaufend im Blick zu behalten. So lassen sich Entscheidungen über Anschaffungen schnell und sachgerecht treffen, und mögliche finanzielle Engpässe werden früh erkannt. Dadurch vermeidet ihr Situationen, in denen der Betrieb unerwartet gefährdet ist, weil nicht ausreichend Mittel zur Verfügung stehen.
Grundsätzlich empfiehlt es sich, die Verantwortung für die Buchhaltung auf einen kleinen, verlässlichen Personenkreis zu beschränken. Zu viele Beteiligte erhöhen das Risiko von Fehlern und Unübersichtlichkeit. Eine feste Finanz-AG oder eine ähnliche Arbeitsgruppe kann diese Aufgaben bündeln, Wissen aufbauen und bei Bedarf weitere Personen einarbeiten.
Auslagenerstattungen #
Da nicht eine einzelne Person alle Besorgungen übernehmen kann und das Weitergeben einer Bankkarte samt PIN weder sinnvoll noch sicher ist, entsteht in vielen Fällen die Notwendigkeit, Lebensmitteleinkäufe als eigene Schicht zu organisieren. Dabei kaufen Privatpersonen die benötigten Lebensmittel und zahlen zunächst aus eigener Tasche, sei es bar oder mit Karte.
Um diese Auslagen ordnungsgemäß zu erstatten und verbuchen, sollte ein klares Konzept für Auslagenerstattungen vorliegen. Dazu gehört ein standardisierter Erstattungsbogen, den die betreffenden Personen ausfüllen und zusammen mit dem Originalbeleg beim Verein einreichen müssen. Ebenso wichtig sind klare Abläufe und Kommunikationswege, die regeln, wie, wann und wo Erstattungen eingereicht werden können. Eine Möglichkeit wäre, dass die Finanz-AG regelmäßige Zeiten anbietet, in denen Erstattungsbögen handschriftlich ausgefüllt und Belege übergeben werden können („Finanzsprechstunde“). Für digitale Rechnungen kann zusätzlich eine Online- Einreichung vorgesehen werden, bei der der Bogen am Computer ausgefüllt und digital unterschrieben wird.
Einen Beispiel-Erstattungsbogen findet ihr im Anhang.
Für Personen, die Bürgergeld beziehen, können Rückzahlungen auf das eigene Konto zu Problemen führen. Daher empfiehlt es sich, eine Handkasse einzurichten, über die Erstattungen in bar ausgezahlt werden können. Eine solche Kasse lässt sich ebenfalls in der Buchhaltungssoftware abbilden und ist oft ohnehin notwendig, wenn vor Ort Spenden in bar eingehen.
Weiterfinanzierung #
Wenn ihr zeitlich befristete Fördermittel erhaltet, ist es wichtig, frühzeitig weitere Finanzierungsmöglichkeiten zu prüfen und rechtzeitig Anträge zu stellen. Gleichzeitig sollten die laufenden Ausgaben gut abgestimmt werden. Bleiben am Ende eines Förderzeitraums Mittel übrig, kann es sinnvoll sein, haltbare Vorräte anzuschaffen, um Kosten auch über den Förderzeitraum hinaus teilweise aufzufangen.
Darüber hinaus solltet ihr frühzeitig überlegen, wie die Finanzierung eures Projekts langfristig gesichert werden kann. Wenn ihr erneut bei derselben Förderstelle einen Antrag stellen wollt, kann dies eine Weiterentwicklung eures Konzepts erfordern. Denkbar wäre etwa, das Angebot in weitere Küchen zu verlagern, wenn euer bisheriger Ort nicht exklusiv von euch genutzt wird. Ebenso könnten zusätzliche Bildungsangebote integriert werden – beispielsweise Veranstaltungsreihen oder Informationsmaterialien – oder eine mobile Variante eurer Kantine, mit der ihr euer Angebot bei anderen Anlässen einsetzen könnt. Schaut dabei aber immer auch auf eure Kapazitäten: Habt ihr genügend Ressourcen im Team, um den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten und das Projekt zu erweitern? Rechnet den Mehraufwand gegebenenfalls schon in die Finanzpläne für Förderanträge mit ein.
Grundsätzlich empfiehlt es sich, mehrere Finanzierungswege parallel zu verfolgen. Je mehr Anträge ihr stellt, desto höher ist die Chance auf Förderung. Im Gründungsabschnitt wurden bereits verschiedene Wege skizziert: öffentliche Förderungen auf unterschiedlichen Ebenen, projektbezogene Unterstützung durch Vereine, Stiftungen oder Privatpersonen, Preise und Wettbewerbe, die rückwirkend vergeben werden, sowie weitere Möglichkeiten wie Kostenbeteiligungen, Crowdfunding, Kooperationen oder Caterings. Während öffentliche und projektbezogene Förderungen in der Regel Anträge und spätere Verwendungsnachweise erfordern, sind einige der alternativen Modelle mit weniger Verwaltungsaufwand verbunden.